اکثر آدم‌ها قبول دارند که برگزاری جلسات کاری بخشی از کار رهبران است، اما این به آن معنا نیست که آن‌ها از شرکت در جلسه لذت می‌برند. آن طور که اینفوگرافی نشان می‌دهد، مدیران ۳۵ تا ۵۰ درصد زمان خود را در جلسه‌ها به سر می‌برند و آن‌ها ۶۷ درصد این جلسات را شکست خورده تلقی می‌کنند.

مطلب پیشنهادی

۶ خصوصیت انکارناپذیر رهبران موفق کسب و کار

رهبران موفق چه خصوصیات مشترکی دارند؟

شاید شما هم جزو کسانی هستید که سعی می‌کنند به هر طریقی شده از این جلسات فرار کنند، اما برگزاری این جلسات برای حرفه شما بسیار مهم و حیاتی هستند. جلسه‌ها یک مرحله حرفه‌ای  و در واقع  فرصتی هستند تا توانایی‌های مدیریتی خود را به دیگران نشان دهید. این که چگونه نقطه نظرات خود را بیان می‌کنید، به سوالات دشوار پاسخ می‌دهید و صحبت‌ها و بحث‌ها را ساده‌سازی می‌کنید، بیانگر قابلیت‌ شماست. مردم از این فرصت برای ارزیابی و قضاوت دیگران استفاده می‌کنند.حتی اگر ساکت و آرام بنشینید و فقط شنونده باشید، باز هم به دیگران پیام می‌دهید.  صرف نظر از دلایلی که مدیران برای مقابله با این گونه جلسات دارند، متخصصان زیرک و دانا می‌دانند که باید به دنبال راهی باشند تا از این جلسات برای افزایش اعتبار خود استفاده نمایند. پس به جای رها کردن و به تاخیر انداختن این جلسات، از این ۵ راهکار استفاده کنید تا از شرکت در این جلسات حداکثر بهره را ببرید:

۱- کاری کنید که صدای شما از همان ابتدا جلسه شنیده شود

در همان ابتدای برگزاری جلسات، این سخنرانان صریح و رک گو هستند که می‌توانند موجب پویایی جلسه شوند. بنابراین، صحبت کردن با صدای بلند در پنج  دقیقه اول، اعتماد به نفس شما را نشان می‌دهد. این کار باعث می‌شود شما از ارائه ایده‌هایتان سود ببرید، چون ابتدای جلسه است و همه پر انرژی و سرحال هستند و توجه بیشتری به صحبت‌های شما دارند، و احتمال این که در صحبت‌های بعدی  به نظرات  شما ارجاع شود بیشتر است.

مطلب پیشنهادی

 ۴ روشی که می‌توانید به اعضای تیم خود انگیزه بدهید تا در نوع خود بهترین باشند

رهبران فعال و پرانرژی، محیط‌هایی را به وجود می‌آورند که هوش هیجانی را تحریک می‌کنند.

۲-  افکار دیگران را بسازید

گفت و گو در جلسات به سرعت پیش می‌روند و ایده‌ها به سرعت مطرح می‌شوند. اگر دیگران ایده‌هایی که شما می‌خواهید بگویید را عفاکتورین می‌کنند، ممکن است مجبور شوید صبر کنید تا فکر بکر و خلاقانه‌ای به ذهنتان خطور کند. اما این موضوع می‌تواند باعث شود شما حتی تا پایان جلسه در حاشیه بمانید. در عوض،  توجه کنید دیگران چه می‌گویند و چه موضوعات مشترکی را دنبال می‌کنند که موجب پیشبرد مکالمات می‌شوند. می‌توانید خیلی ساده بگویید که ” من شنیدم که سه نفر از حاضران موضوع اصلاح محصول را مطرح می‌کنند، این اصلاحات چه چیزهایی می‌توانند باشند؟ ” یا ” اگر ما یک گام به عقب برداریم، تنها نقطه‌ای که در آن گیر کرده‌ایم، زمانبندی است.” این راهکار می‌تواند مفید باشد تا جلو گفتگوی حاضرین با یکدیگر گرفته شود و همچنین افراد تشویق می‌شوند تا زمینه‌های توافق با یکدیگر را پیدا کنند.

مطلب پیشنهادی

 10 درس از کارآفرینان موفق که شما را شگفت زده می‌کنند

تفکر خارج از چارچوب!

۳- سوالات چالشی و قدرتمند بپرسید

یکی از انتقاداتی که به اکثر جلسات وارد می‌شود این است که همه بیش از حد صحبت می‌کنند و به قدر کافی گوش نمی‌دهند. وقتی افراد بیش از حد روی ایده‌ها و منافع خود تمرکز می‌کنند، شما می‌توانید با تشویق دیگران به گوش دادن به صحبت‌های یکدیگر، خودتان را کنار بکشید. این وضعیت خیلی کم پیش می‌آید، اما گاهی لازم است از این راهکار استفاده کنید،  متوقف کردن و واداشتن دیگران به تامل، می‌تواند نشان دهنده اعتماد به نفس باشد.

یک راه ساده برای انجام این کار، پرسیدن سوالات چالشی و قدرتمند است. یعنی سوالاتی که به جای ” چرا” با ” چه” و ” چگونه” آغاز می‌شوند. چون این نوع پرسش‌ها افراد را در موضع دفاعی  یا یافتن حقیقت قرار نمی‌دهند، بلکه آنان را تشویق می‌کنند تا افکار خود را گسترش دهند. برای مثال می‌توانید این پرسش‌ها را مطرح کنید:

  • مهمترین جنبه این تصمیم‌گیری چیست؟
  • چگونه می‌توانیم موفقیت در این کار را ارزیابی کنیم؟
  • چه تفاوتی بین این پیشنهاد با پیشنهادهای قبلی، وجود دارد؟
  • چه موضوعاتی  در حال شکل گرفتن هستند؟

۴- آمادگی داشته باشید، اما انعطاف پذیر باشید

اگر برای جلسه آماده باشید، سریع‌تر در موقعیت قدرت قرار می‌گیرید. این آمادگی می‌تواند از طریق خواندن دستور کار جلسه یا انجام تحقیقات و فکر کردن به ایده‌ها، قبل شروع جلسه شکل بگیرد. اگر بتوانیم  قبل از موعد مقرر افکارمان را کنار هم قرار دهیم، به ما کمک می‌کند تا با اعتماد به نفس در جلسه حاضر شویم. با این حال، باید تنوع جلسات را هم در نظر بگیرید. باید به این موضوع هم توجه کنید که به دلیل وجود افراد و فاکتورهای زیاد درگیر در برگزاری جلسات، ممکن است همه چیز آن طور که ما برنامه‌ریزی کرده‌ایم، پیش نرود. از تمام شدن وقت جلسه و کار نکردن ادوات فناوری گرفته تا عدم حضور اعضای کلیدی.

پس هم باید برای جلسه آماده باشید و هم انعظاف‌پذیری داشته باشید.

مطلب پیشنهادی

اگر مدیر امروز یا آینده هستید، این مطالب برای شما است

مدیران موفق این گونه عمل می‌کنند

۵-  روی مراحل بعدی تاکید کنید

معمولاً گفته می‌شود که در این جلسات هیچ اتفاقی نمی‌افتد! همه می‌دانند که باید وظیفه‌ای که به آن‌ها محول شده را به سرانجام برسانند، اما  در واقع تعداد کمی این کار را انجام می‌دهند. اگر می‌خواهید این جلسات واقعاً مفید باشند، بهتر است قبل از پایان جلسه برای مراحل بعدی تعیین و تکلیف شود. اگر شما جلسه گردان هستند این کار ساده است. اگر هم جزو شرکت‌کنندگان هستید، این کار ممکن است کمی دشوار باشد. با این حال اجازه ندهید که این موضوع مانع شما شود. می‌توانید بگویید ” برای من مشخص نشد که قدم‌های بعدی برای هر کدام از ما چیست و بهتر است  این موضوع قبل از پایان جلسه مشخص شود.” حتی در صورت لزوم می‌توانید خواهان جلسات دیگری  برای پیگیری مراحل بعدی باشید، این کار فرصت گفتگوهای بیشتری را در آینده فراهم می‌کند. حتی اگر حقیقتاً  به دنبال برگزاری جلسه دیگری در آینده نیستید، مطرح کردن این موضوع باعث می‌شود که  دیگران احساس کنند شما فردی ارزشمند و کارآمد هستید.